Audit PANTHEON in prevzem projekta, ki se zatika

Audit PANTHEON je neodvisen pregled obstoječe namestitve: pogleda, kako je program nastavljen, kakšni so podatki, kaj je bilo programirano po meri in kako vse skupaj deluje v vsakdanjem delu računovodstva, skladišča in prodaje. Naročite ga, kadar projekt ne daje obljubljenih rezultatov, kadar izvajalca ni več ali mu ne zaupate več, ali preprosto kadar želite vedeti, na čem ste, preden vložite več denarja. Cilj ni iskanje krivca, ampak odločitev: popravimo, nadaljujemo z drugim izvajalcem ali prenovimo.

Če iščete reprise projekta PANTHEON, torej prevzem že začete uvedbe, je audit vedno prvi korak. Brez njega novi izvajalec ne more zanesljivo oceniti obsega dela, vi pa ne morete primerjati ponudb.

Znaki, da je audit PANTHEON potreben

Težave se redko pokažejo naenkrat. Najpogosteje jih opazite posredno, v računovodstvu ali pri zaključkih obdobij:

• Zaključek meseca se vleče. Konti se ne ujemajo, saldakonti se razhajajo s knjigo, računovodja pa vsak mesec ročno popravlja ista odstopanja.
• Uporabniki delajo mimo programa. Zaloge ali ponudbe vodijo v Excelu, ker jim program »ne omogoča« tistega, kar potrebujejo.
• Ni jasno, kdo je kaj nastavil. Dokumentacije ni, razlage so v glavah posameznikov, vsak popravek je tvegan.
• Posodobitve se odlagajo. Program teče na stari različici, ker se nihče ne upa dotakniti prilagoditev.
• Počasno delo. Poročila in iskanja trajajo, ob večjem številu hkratnih uporabnikov pa se težave stopnjujejo.
• Zahteve zakonodaje obtičijo. Davčno potrjevanje računov (FURS), e-računi ali DDV-obračuni zahtevajo ročne obvoze in zasilne rešitve.
• Izvajalec ne odgovarja ali se menja. Vsak nov sogovornik začne z vprašanjem, kaj je bilo že narejeno.

Če prepoznate tri ali več teh znakov, je smiselno razmišljati o auditu. Najpogostejše napake pri uvedbah so opisane tudi v vodniku napake pri ERP projektih, kjer lahko primerjate, ali je vaš primer tipičen.

Kaj pregleda audit PANTHEON

Dober audit ni seznam napak, ampak ocena po področjih z jasnim sklepom za vsako od njih. Spodnja tabela kaže okvir, ki ga uporabljajo izkušeni izvajalci; obseg prilagodite svoji namestitvi.

Parametrizacija in procesi

Najprej se preveri, ali program odraža resnične procese. Pogosta napaka je, da je bil PANTHEON nastavljen po zgledu prejšnjega sistema, ne po tem, kako podjetje dejansko dela danes. Revizor si ogleda, kako teče dokument od naročila do knjižbe, in preveri, ali so nastavitve skladne z računovodsko prakso ter z zahtevami slovenske zakonodaje, vključno z davčnim potrjevanjem računov in e-računi. O tem, kako to področje pokrivajo moduli, pišemo na strani o računovodstvu in financah v PANTHEON.

Podatki

Podatki so običajno največja skrita težava. Dvojniki komitentov, artikli brez enot, odprte postavke iz preteklih let in neusklajene zaloge pokvarijo vsako poročilo, ne glede na to, kako dobro je program nastavljen. Pregled podatkov pokaže, ali jih je treba očistiti pred nadaljevanjem, in je neposredna podlaga za morebitno selitev podatkov v PANTHEON.

Prilagoditve in integracije

Vsaka prilagoditev je dolg, ki ga je treba vzdrževati. Audit zato oceni, katere razširitve so res potrebne, katere podvajajo standardne zmožnosti in katere bodo ob naslednji posodobitvi povzročile težave. Enako velja za povezave z drugimi sistemi, na primer s spletno trgovino ali bančnimi izpiski. Več o tem je na straneh o prilagoditvah PANTHEON in o integracijah.

Zmogljivost in varnost

Počasnost je včasih težava strojne opreme, pogosteje pa baze, omrežja ali slabo zasnovanih poročil. Varnostni del preveri, kdo ima kakšne pravice, ali obstajajo skupni računi, kako se delajo varnostne kopije in ali ste obnovo kdaj preizkusili. Ob koncu zaposlitve ključnega uporabnika ali zunanjega sodelavca morajo biti dostopi odvzeti še isti dan.

Različica in vzdrževanje

Datalab je PANTHEON X predstavil 24. decembra 2015 kot novo generacijo programa, po petih letih razvoja in z osmimi tisoč devetsto enainpetdesetimi izboljšavami, kot navaja sam. Od takrat izhajajo številne izdaje, označene na primer kot 10.0.26.30, vsaka pa ima v opombah ob izdaji zapisane spremembe po modulih. Za audit je pomembno dvoje: katera izdaja teče pri vas in ali so prilagoditve nanjo še vedno pripravljene. Datalab je februarja 2022 tudi javno preložil izdajo PANTHEON 11 in različice 27.00, popravke in izboljšave pa je vseeno obljubil prek posodobitev. Primer kaže, da se razvojni načrti premikajo, zato posodobitvene načrte vedno gradite na dejanskih izdajah, ne na pričakovanjih. Podrobneje o izdajah pišemo na strani o različicah PANTHEON.

Menjava izvajalca brez ponovnega začetka

Strah pred menjavo izvajalca je razumljiv, a večinoma pretiran. Podatki, šifranti in velik del nastavitev so v vaši bazi, ne pri izvajalcu. Zato se ne začne znova: nadaljuje se z drugo ekipo, ki ima pregled nad obstoječim stanjem.

Priporočen vrstni red je naslednji:

1. Zamrznite spremembe. Dokler audit ni končan, ne uvajajte novih prilagoditev ali večjih nastavitev.
2. Zavarujte stanje. Naredite popolno varnostno kopijo baze in strežnika ter jo preizkusite na ločenem okolju.
3. Zahtevajte gradiva. Zbrati je treba dokumentacijo in dostope, ki so našteti spodaj.
4. Opravite audit. Novi izvajalec pregleda sistem in pripravi poročilo z ocenami po področjih.
5. Odločite o obsegu. Razdelite ugotovitve na nujno, pomembno in zaželeno ter določite vrstni red.
6. Prevzem v produkciji. Novi izvajalec prevzame podporo šele, ko so dostopi in odgovornosti jasno zapisani.

Do prekinitve pogodbe ravnajte previdno: preberite, kaj določa glede izročitve kode, dokumentacije in trajanja podpore. Če ste v dvomih, se posvetujte s pravnikom, saj gre za poslovno in pravno odločitev, ki je ne moremo vzeti v svoje roke. Mi vas samo povežemo z izvajalcem; projekt izvede on.

Kdaj je prenova bolj smiselna kot sanacija

Včasih audit pokaže, da so temelji napačni: kontni načrt ne ustreza, procesi so zasnovani narobe ali so prilagoditve prevladale nad standardom. Tedaj je delna prenova, ki ohrani podatke, pogosto cenejša od večletnega krpanja. Če dvomite o samem programu, preglejte alternative PANTHEON in šele nato odločite.

Dokumenti in dostopi, ki jih morate pridobiti

Brez gradiv se prevzem podaljša in podraži. Pred odhodom starega izvajalca zahtevajte:

• Administratorske račune za PANTHEON, strežnik, bazo in morebitno gostovanje, vključno z obnovitvenimi podatki.
• Licenčne podatke: kdo je imetnik licenc, katere module in koliko uporabnikov pokrivajo ter do kdaj velja vzdrževanje.
• Dokumentacijo parametrizacije: kontni načrt, vrste dokumentov, pravila knjiženja, davčne nastavitve.
• Seznam prilagoditev z izvorno kodo, opisom namena in navodili za namestitev.
• Seznam integracij: s čim je program povezan, prek česa in kdo skrbi za povezavo.
• Zapisnike sestankov in sprejemne zapisnike, ki dokazujejo, kaj je bilo dogovorjeno in sprejeto.
• Navodila za varnostne kopije in dokaz, da je bila obnova preizkušena.
• Seznam uporabnikov in vlog z dejanskimi pravicami.

Datalab pri svojih partnerjih navaja, da izvajajo zahtevne uvedbe, podporo, izobraževanje in razvoj specializiranih rešitev. Pri tem je pomembno, da si zagotovite lastništvo nad vsem, kar je bilo narejeno posebej za vas.

Načrt sanacije po auditu

Poročilo brez načrta je le papir. Dober načrt sanacije ima jasen vrstni red in odgovorne osebe:

1. Nujno – stvari, ki ogrožajo zakonitost ali poslovanje: neskladja pri DDV, izpad davčnega potrjevanja računov, varnostne luknje, neizprobane varnostne kopije.
2. Čiščenje podatkov – združitev dvojnikov, usklajevanje odprtih postavk in zalog, preden naredite karkoli novega.
3. Popravek parametrizacije – prilagoditev nastavitev procesom, ki jih podjetje dejansko izvaja.
4. Posodobitev različice – ko so prilagoditve pregledane, se program premakne na ustrezno izdajo.
5. Usposabljanje – uporabniki, ki so se navadili na obvoze, potrebujejo kratko in ciljno izobraževanje; pomaga stran o usposabljanju za PANTHEON.
6. Redna podpora – dogovorjen način prijave težav in odzivnosti, kot je opisan pri podpori in vzdrževanju.

Vsak korak naj se konča s preverljivim rezultatom, na primer s skladnim zaključkom meseca ali uspešno obnovo iz varnostne kopije. Tako so napredek in stroški vidni tudi vodstvu.

Kako izbrati izvajalca za audit in prevzem

Audit naj opravi izvajalec, ki ni sodeloval pri prvotni uvedbi, sicer ocena težko ostane nepristranska. Pri izbiri preverite izkušnje z moduli, ki jih uporabljate, reference v podobnih podjetjih in način dela pri prevzemu. Imenik certificiranih strokovnjakov na straneh Datalaba obsega trinajst področij, od računovodstva in financ prek proizvodnje in kadrov do sistemske administracije, v Sloveniji pa je v njem šestindvajset strokovnjakov. Posamezen strokovnjak lahko združuje več znanj, zato preverite, kdo bo dejansko delal pri vas.

Podrobnejša merila najdete na strani izbira izvajalca PANTHEON in v splošnem vodniku kako izbrati ERP integratorja. Če podjetje dela v več regijah, ima kakovostna podpora na daljavo pogosto enak učinek kot izvajalec iz bližine, a dogovor o prisotnosti na kraju samem naj bo zapisan.

Vprašanja, ki jih zastavite pred podpisom

• Kdo bo izvajal audit in katere module pozna?
• Kaj bo poročilo vsebovalo in v kakšni obliki ga prejmete?
• Ali je audit ločen od morebitne kasnejše sanacije, da ni navzkrižja interesov?
• Kako bo urejena izročitev kode in dokumentacije, če se boste ponovno odločili za drugega izvajalca?
• Kdo je odgovoren, če se med prevzemom pojavi izpad v računovodstvu?

Odgovori na ta vprašanja povedo več kot reference. Izvajalec, ki rad pokaže, kaj bo dobili, in ne skriva omejitev, je običajno boljša izbira kot tisti, ki obljublja, da bo »vse rešil«.

Povezava s zakonskimi zahtevami

Slovenska podjetja morajo ob posodobitvah in prevzemih paziti na zahteve, ki jih postavljajo davčne in računovodske predpise. Audit zato vedno vključuje kontrolo, ali program pravilno podpira izdajanje in prejemanje e-računov, davčno potrjevanje računov pri FURS in obračun DDV prek eDavkov. Podrobnosti so v vodniku o e-računih in DDV obračunih v ERP. Ker se predpisi spreminjajo, je odločilno, da je program redno posodobljen in da zanj skrbi izvajalec, ki pozna slovensko prakso. Odločitev, ali nadaljevati z obstoječim izvajalcem ali ne, je lažje sprejeti, ko veste, kako dobro je vaš sistem pripravljen na takšne spremembe.

Naslednji korak

Če želite oceniti stanje namestitve ali poiskati izvajalca, ki prevzame projekt, nam opišite položaj: kateri moduli so v uporabi, kaj se zatika in ali je izvajalec še dosegljiv. Povezali vas bomo z izvajalcem PANTHEON, ki ustreza vašemu primeru. Storitev je brezplačna, projekt in njegovo ceno pa dogovorite neposredno z izvajalcem. Če pripravljate popolnoma novo uvedbo, si oglejte stran o uvedbi PANTHEON.

Imena programske opreme so blagovne znamke njihovih izdelovalcev in so navedena zgolj informativno. Spletno mesto je neodvisno in ni povezano z nobenim izdelovalcem.